Szinte bármilyen területen lehet automatizálni az árajánlat készítést, de nem minden cégnél van rá feltétlenül szükség. Miért? Mikor nem érdemes alkalmazni? És milyen tényezők esetében jó, az online árajánlatkészítésre váltani?

Sokan még mindig úgy gondolják, hogy az ő területük annyira összetett, hogy lehetetlen az árajánlatkészítésüket automatizálni, mert annyira specifikus az egész művelet, amit egy rendszer már nem lenne képes kezelni. Természetesen, ez nem így van.

Mert szinte bármilyen tevékenységben digitalizálható ez a folyamat. Egy cégre szabott szoftver meg tudja oldani ezt a feladatot. Ezt jól tudjuk, hiszen rendszeresen programozunk árajánlatkészítőket.

A teljesség igénye nélkül, íme néhány olyan terület, ahol nemcsak megoldható, de egy pontos és gyors automatizált, online árajánlatkészítés egyszerűsíti és hatékonyabbá teszi a ezt folyamatot:

• építőipari vállalkozások

• gyártóipari cégek

• egészségügyi szolgáltatások

• pénzügyi szolgáltatások

• marketing és reklámügynökségek

• logisztika és szállítmányozás

Azonban a szakterületeken túl figyelembe kell venni a vállalkozás aktuális jellemzőit, helyzetét, fejlettségi szintjét ahhoz, hogy el tudd dönteni, mikor jött el az ideje az automatizálásnak. Mert míg egy egyéni vállalkozó havonta egy pár árajánlatkérő esetén egyedül is megbirkózik a feladattal, addig egy közép- és nagyvállalat napi 5-10-nél több árajánlatnál már komoly időhátrányba kerülhet.

De lássuk!

Milyen esetekben válts digitalizált, online árajánlatkészítésre?

Ha napi vagy heti szinten több árajánlatot kell adnod

• A nagy mennyiségű árajánlatkérések kezelése manuálisan idő- és erőforrás igényes lehet, ezért az automatizált rendszerekkel jelentős idő- és munkaerő-megtakarítást érhetsz el.

Ha kevés az emberi erőforrásod

• Ha korlátozott számú munkaerővel rendelkezel, akkor szintén érdemes az árajánlatadást digitalizálnod. Az automatizált rendszerek csökkentik az adminisztratív terheket, lehetővé téve, hogy a munkatársak más fontos feladatokra koncentrálhassanak.

Ha pontos és megbízható szeretnél lenni

• Az automatizálás csökkenti az emberi hibák lehetőségét, biztosítva a pontos és konzisztens árajánlatok elkészítését.

Ha meg akarsz felelni az ügyfélelvárásoknak és a versenyben akarsz maradni

• Minél gyorsabban reagálsz az ügyféligényekre, annál inkább megelőzheted a versenytársaidat. Az automatizált rendszerek lehetővé teszik, hogy az érdeklődő másodpereceken belül megkapja az árajánlatot, ami nemcsak az ügyfél elégedettségét növeli, de a vállalkozás versenyképességét és piaci pozícióját is.

Ha nagyon összetett, komplex az árajánlatkészítésed

• Vagyis, ha például változó alapanyagárakkal, munkaerőköltséggel dolgozol,

• ha nagyon részletes az árajánlatkészítés és sok tényezőt kell figyelembe venni,

• vagy ha az árufajtától, szállítási távolságtól és időtől függ a pontos ár meghatározása, (hogy csak néhány példát említsünk), akkor az automatizált, online árajánlatkészítés nagy segítségedre lesz. Mivel gyorsan, pontosan és hatékonyan végzi el a számításokat, reagálva a változó költségekre.

Ahogy olvashattad, az automatizált, online árajánlatkészítés minden olyan vállalkozás számára hasznos lehet, amelyik rendszeresen és sok árajánlatot készít, de kevés munkaerővel rendelkezik, időhátrányban van, és szeretné növelni hatékonyságát, pontosságát és ügyfélelégedettségét. Legyen szó bármilyen szakterületről. Hisz nemcsak a munkafolyamatok egyszerűsíthetők vele, de hosszú távon hozzájárul a vállalkozás sikeréhez és növekedéséhez is.